بستن صندوق روزانه رستوران: مراحل، کسری صندوق و ثبت آن
بستن صندوق روزانه یعنی در پایان هر شیفت، پولی که واقعا در صندوق و کارتخوان هست را با فروشی که ثبت شده مقایسه کنید، تفاوت را پیدا کنید و حساب آن شیفت را ببندید. اگر این کار هر شب درست انجام شود، کسری صندوق کوچک می‌ماند، دلیلش همان روز پیدا میشود و آخر ماه با حساب‌هایی روبه‌رو نمی‌شوید که هیچ‌کس یادش نیست از کجا آمده‌اند.
در این مقاله مراحل بستن صندوق را قدم‌به‌قدم می‌بینید، می‌خوانید کسری و اضافه صندوق معمولا از کجا می‌آید و هر کدام را چطور در حسابداری ثبت کنید.
بستن صندوق روزانه یعنی چه و چرا هر شب لازم است؟
در طول روز پول از چند راه وارد مجموعه میشود: نقد، کارتخوان، کارت به کارت، پرداخت آنلاین و گاهی نسیه. بستن صندوق یعنی همه این راه‌ها را کنار هم بگذارید و ببینید جمعشان با فروش ثبت‌شده می‌خواند یا نه.
سه دلیل که این کار باید هر شب انجام شود، نه آخر هفته:
دلیل تفاوت فقط همان روز پیدا میشود. فردا کسی یادش نیست کدام سفارش نیمی کارت و نیمی نقد بود.
مسئولیت هر شیفت روشن می‌ماند. وقتی هر صندوقدار صندوق خودش را می‌بندد، تفاوت به همان شیفت برمی‌گردد.
سود و زیان واقعی میشود. فروشی که هر شب بسته شده، پایه گزارش‌های مالی آخر ماه و کنترل هزینه‌های رستوران است.
چک‌لیست بستن صندوق در پایان هر شیفت
ثبت آخرین سفارش‌ها را تمام کنید. سفارش باز یا پرداخت‌نشده‌ای نماند. اگر مشتری‌ای قرار است بعدا پرداخت کند، سفارشش را نسیه ثبت کنید، نه نقد.
پول نقد را بشمارید. اسکناس‌ها را جدا کنید و مبلغ را یادداشت کنید. پول خردی که برای شیفت بعد در صندوق می‌ماند را جدا حساب کنید.
گزارش پایان روز کارتخوان را بگیرید. جمع تراکنش‌های هر دستگاه را با فروش کارتی ثبت‌شده مقایسه کنید.
کارت به کارت‌ها و پرداخت‌های آنلاین را چک کنید. این پرداخت‌ها در صندوق دیده نمی‌شوند و باید با پیامک یا گردش حساب بانک تطبیق داده شوند.
هزینه‌هایی که از صندوق پرداخت شده را ثبت کنید. مثلا خرید نان یا پرداخت به پیک. هزینه ثبت‌نشده، بعدا به شکل کسری صندوق خودش را نشان می‌دهد.
مبلغ نقد را تحویل بدهید و شیفت را ببندید. اگر تفاوتی هست، همان لحظه علتش را بنویسید.
یک توصیه ساده: اگر نیرو دارید، کسی که پول را می‌شمارد با کسی که آن را ثبت می‌کند یکی نباشد. مثلا صندوقدار بشمارد و مدیر شیفت ثبت کند. این‌طور اشتباه شمارش زودتر دیده میشود.
کسری صندوق چیست و معمولا از کجا می‌آید؟
کسری صندوق یعنی پولی که در صندوق هست از فروشی که ثبت شده کمتر باشد. بیشتر کسری‌ها نتیجه یک اشتباه ساده در ثبت‌اند، نه مشکل بزرگ‌تر. رایج‌ترین دلیل‌ها:
سفارش ترکیبی که کامل نقد ثبت شده. مشتری بخشی را با کارت و بخشی را نقد داده، ولی کل سفارش نقد ثبت شده. در صندوق پول نقد کم می‌آید و در کارتخوان اضافه. این شایع‌ترین علت کسری است.
روش پرداخت اشتباه. سفارش کارتی نقد ثبت شده یا برعکس.
پول نقدی که هنوز دست پیک است. در مجموعه‌هایی که ارسال دارند، پول سفارش‌های نقدی بیرون‌بر تا وقتی پیک تسویه نکرده، در صندوق نیست. اگر حساب پیک‌ها جدا از صندوق نگه داشته شود، این پول در پایان شب به شکل کسری دیده میشود.
هزینه‌ای که از صندوق داده شده ولی ثبت نشده.
پول خرد اشتباه در ساعت‌های شلوغ.
تخفیف یا لغوی که بعد از چاپ فیش انجام شده و به مشتری اطلاع داده نشده.
اشتباه در شمارش پول در پایان شب.
برای پیدا کردن علت، اول کسری نقد را کنار اضافه کارتخوان بگذارید. اگر عددها نزدیک هم هستند، به احتمال زیاد یک سفارش ترکیبی اشتباه ثبت شده است.
اضافه صندوق چیست؟
اضافه صندوق برعکس کسری است: پول صندوق از فروش ثبت‌شده بیشتر است. معمولا یعنی سفارشی ثبت نشده، پول خرد کمتر از حد به مشتری برگشته یا سفارش نقدی به اشتباه کارتی ثبت شده. اضافه صندوق هم مثل کسری باید ثبت شود، نه اینکه کنار گذاشته شود.
کسری و اضافه صندوق را در حسابداری چطور ثبت کنیم؟
برای هر تفاوت باید تصمیم بگیرید تکلیفش چیست. چهار حالت رایج و سند هر کدام:
حالت
بدهکار
بستانکار
کسری صندوق، کسر از حقوق صندوقدار
بدهکاران (حساب صندوقدار)
صندوق
کسری صندوق، ثبت به‌عنوان هزینه
هزینه کسری صندوق
صندوق
اضافه صندوق، اضافه به حقوق صندوقدار
صندوق
بستانکاران (حساب صندوقدار)
اضافه صندوق، ثبت به‌عنوان درآمد
صندوق
سایر درآمدها
اینکه کدام حالت را انتخاب کنید، به قانون مجموعه شما بستگی دارد. خیلی از مجموعهها کسری‌های کوچک و تکراری را هزینه میکنند و فقط کسری‌های بزرگ را با صندوقدار تسویه میکنند. مهم این است که قانون از قبل روشن باشد و برای همه یکسان اجرا شود. اگر با حساب‌ها و سندها کمتر آشنا هستید، اصول حسابداری رستوران را بخوانید.
بستن صندوق در نرم افزار چاشنی چطور انجام میشود؟
در چاشنی بستن صندوق بخشی از کار روزانه صندوقدار است و همه مراحل آن، حتی در نسخه رایگان، در دسترس است:
بستن شیفت. صندوقدار در پایان کار شیفت را می‌بندد و مبلغ نقدی را که تحویل می‌دهد وارد می‌کند. مبلغی که در صندوق می‌ماند، به‌عنوان موجودی به شیفت بعد منتقل میشود.
تسویه شیفت. مدیر همه شیفت‌های بسته‌شده و مبلغ تحویلی هر کدام را یکجا می‌بیند.
تسویه روزانه. کسری یا اضافه هر روز همین‌جا ثبت میشود و یکی از چهار تکلیف بالا برایش انتخاب میشود: کسر از حقوق، هزینه، اضافه به حقوق یا سایر درآمدها. سند حسابداری آن خودکار زده میشود.
بررسی عملکرد صندوقدار. لغوها، ویرایش‌ها و تخفیف‌های هر صندوقدار با علت و لینک به همان سفارش‌ها. برای پیدا کردن علت کسری، بهترین نقطه شروع همین گزارش است.
اتصال مستقیم کارتخوان. مبلغ سفارش خودکار روی دستگاه کارتخوان می‌رود و نتیجه پرداخت ثبت میشود. یعنی اختلاف بین فروش کارتی و کارتخوان از اول کمتر پیش می‌آید.
سند خودکار. با بستن هر شیفت، سند فروش نقدی و کارتخوان آن شیفت ساخته میشود و پرداخت‌های کارت به کارت، آنلاین و نسیه هر شب جداگانه سند می‌خورند. دیدن دفاتر و سود و زیان در نرمافزار حسابداری رستوران چاشنی از پلن ۲ است.
پیامک صبح. هر روز ساعت ۶ صبح خلاصه فروش روز قبل به گوشی مدیر می‌رسد.
یک نکته مهم: چاشنی مبلغ شمرده‌شده را خودکار با فروش مقایسه نمی‌کند. صندوقدار مبلغی را که شمرده وارد می‌کند و اگر تفاوتی هست، مدیر آن را در تسویه روزانه ثبت می‌کند. این‌طور تصمیم درباره هر تفاوت با خود شماست. برای اینکه سندها ساخته شوند، دوره مالی مجموعه باید در بخش حسابداری تعریف شده باشد.
همچنین می‌توانید ساعت شروع روز کاری را خودتان تعیین کنید، مثلا ۴ صبح، تا سفارش‌های بعد از نیمه‌شب جزو فروش همان شب حساب شوند و حساب روزانه به‌هم نریزد.
بخش بزرگی از کسری‌ها از اینجا می‌آید که صندوق، دفتر پیک‌ها و حسابداری هر کدام جای جدایی نگه داشته می‌شوند و آخر شب باید دستی کنار هم گذاشته شوند. در چاشنی این‌ها یک سیستم‌اند و لازم نیست برای هر کدام نرمافزار جدایی بخرید:
صندوق و پیک. سفارش‌های ارسالی در «پنل تحویلدار» کنار هم دیده می‌شوند. تحویلدار فیش‌ها را با بارکدخوان اسکن می‌کند، پیک را انتخاب می‌کند و چند سفارش را با هم به او ارجاع می‌دهد. پیک در اپ خودش سفارش‌ها را می‌بیند (نرمافزار مدیریت پیک) و موقع تحویل ثبت می‌کند که مشتری نقد پرداخت کرد یا با کارتخوان. وقتی پیک برمی‌گردد، با زدن دکمه تسویه، پولی که جمع کرده به حساب صندوق منتقل میشود. یعنی پول دست پیک، دیگر به شکل کسری صندوق دیده نمی‌شود.
پنل تحویلدار: سفارش‌های هر پیک در یک ستون، ارجاع با بارکدخوان و تسویه با یک دکمه
صندوق و حسابداری. فروش هر شیفت، کسری و اضافه صندوق و هزینه ارسالی که از مشتری گرفته میشود خودکار سند می‌خورند و در سود و زیان می‌نشینند.
نتیجه این است که در پایان شب، به‌جای جمع کردن عدد از سه دفتر، یک گزارش را نگاه می‌کنید.
سوالات متداول درباره بستن صندوق
بستن صندوق در نرمافزارهای دیگر مثل هلو، سپیدز یا باران با چاشنی چه فرقی دارد؟
مراحل اصلی در همه نرمافزارها یکی است: شمارش پول، مقایسه با فروش، ثبت تفاوت و بستن حساب روز. برای جزئیات هر نرمافزار، راهنمای خود آن را ببینید. در چاشنی بستن شیفت، تسویه روزانه، ثبت کسری با سند خودکار و گزارش عملکرد صندوقدار در همه پلنها، حتی نسخه رایگان، وجود دارد.
کسری صندوق را باید از حقوق صندوقدار کم کرد؟
بستگی به قانون مجموعه دارد. اگر کسری کوچک و گاهبهگاه است، بیشتر مجموعهها آن را هزینه میکنند. اگر کسری تکرار میشود، اول علتش را با گزارش عملکرد صندوقدار پیدا کنید و قانون را از قبل به همه اعلام کنید.
چند وقت یک بار باید صندوق را بست؟
در پایان هر شیفت. اگر مجموعه یک شیفت دارد، هر شب.
کسری صندوق در حسابداری چه حسابی است؟
اگر هزینه شود، در حساب «هزینه کسری صندوق» و اگر از صندوقدار گرفته شود، در حساب بدهکاران به نام همان شخص ثبت میشود. جدول بالا هر چهار حالت را نشان می‌دهد.
آیا برای بستن صندوق در چاشنی باید پلن پولی بخرم؟
خیر. بستن شیفت، تسویه شیفت، تسویه روزانه و گزارش عملکرد صندوقدار در نسخه همیشه رایگان هم هست. دیدن دفاتر حسابداری و سود و زیان از پلن ۲ اضافه میشود. قیمت همه پلنها را در صفحه قیمت ببینید.
